1) ข้อมูล(Data)
หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นหรือมีลักษณะหลายอย่างผสมผสานเข้าด้วยกัน
2) สารสนเทศ(Information)
หมายถึง ข้อมูลต่างๆที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซึ่งถูกต้องแม่นยำและตรงกับความต้องการของผู้ใช้
3) ลักษณะของข้อมูลที่ดี
ต้องเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ โดยข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
- มีความถูกต้องและแม่นยำ
- มีความสมบูรณ์ครบถ้วน
- ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน
- ความสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้
แบ่งออกเป็น 2 ชนิดได้แก่
- ข้อมูลที่เป็นตัวเลข คือ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้มีหลายรูปแปบคือ เลขจำนวนเต็ม,เลขทศนิยม(เลขทศนิยมเขียนได้ 2 รูปแบบคือรูปแบบทั่วไปเช่น 7.41 และแบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์ เช่น 123 x 10^4
- ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้แต่สามารถนำมาเรียงต่อกันเป็นความหมายได้
แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท
- ข้อมูลปฐมภูมิ(Primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งไม่ได้คัดลอกมาจากบุคคลอื่นข้อมูลที่ได้จะต้องมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบันมากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ
- ข้อมูลทุติยภูมิ(Secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้แล้ว ซึ่งเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้
2.2 กระบวนการจัดการสารสนเทศ
แบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภทใหญ่ๆคือ
1) การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
- การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีในการจัดเก็บข้อมูล
- การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูล ก็จำต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถถูกต้อง เมื่อพบความผิดพลาดก็ควรที่จะแก้ไขโดยอาจใช้สายตาของมนุษย์หรือคอมพิวเตอร์ ในการตรวจสอบ
2) การประมวลผลข้อมูลประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้
- การจัดกลุ่มข้อมูล ควรจัดเป็นหมวดหมู่ชัดเจน เพื่อเตรียมไว้ใช้งาน
- การจัดเรียงข้อมูล จัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลขหรือตามอักขระเพื่อให้สะดวกและประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล
- การสรุปผลข้อมูล ควรสรุปผลให้กระชับได้ใจความสำคัญ เพื่อรอการนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป
3) การจัดเก็บและการดูแลรักษาข้อมูลประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้
- การเก็บรักษาข้อมูล การนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ
- การทำสำเนาข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเก็บรักษา หากข้อมูลต้นฉบับเสียหาย ก็สามารถนำข้อมูลที่ทำสำเนาไว้มาใช้ได้ในทันที
4) การแสดงผลข้อมูล
- การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทอย่างมาก เพราะหากได้รับข้อมูลข่าวสารได้ทันเวลา ผู้ใช้งานก็สามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้เต็มศักยภาพทั้งนี้การสื่อสารและ เผยแพร่ข้อมูลก็ต้องมีประสิทธิภาพด้วย
- การปรับปรุงข้อมูล ควรมีการติดตามผลตอบกลับ(Feedback)เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับปรุงแก้ไข ให้ทันสมัยอยู๋ตลอดเวลาและควรจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อง่ายต่อการใช้งาน
2.3 ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์
1) ระบบเลขฐานสอง
- การสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลหรือการสั่งงานจะ ต้องอาศัยระบบเลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไฟฟ้าโดยแทนตัวเลข 0 และ 1 โดยแต่ละหลักจะเรียกว่า "บิต" (Binary Digit : Bit) และเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิตมาเรียงต่อกันจะใช้สร้างรหัสแทนจำนวน อักขระ สัญลักษณ์ ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้
2) รหัสแทนข้อมูล
เพื่อ ให้การแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวเดียวกัน จึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้น โดยมีรายละเอียดต่างๆดังนี้
- รหัสแอสกี้(American Standard Code Information Interchange : ASCII) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยตัวเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือเท่ากับ 1 ไบต์ แทนอักขระหรือสัญลักษณ์แต่ละตัว ซึ่งหมายความว่าการแทนอักขระแต่ละตัวจะประกอบด้วยตัวเลขฐานสอง 8 บิตเรียงกัน
- รหัสยูนิโค้ด(Unicode) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 16 บิต เนื่องจากตัวอักษรบางประเภทเป็นตัวอักษรรูปภาพ ซึ่งมีตีวอักษรเป็นหมื่นตัว หากใช้รหัสที่เป็นเลขฐานสอง 8 บิต จะแทนรูปแบบตัวอักษรได้เพียง 256 รูปแบบ ด้วยเหตุนี้จึงได้สร้างรหัสใหม่ขึ้นมาแทน โดยแทนตัวอักขระได้ 65,536 ตัว และยังใช้แทนสัญลักษณ์กราฟิกและสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ได้ด้วย
มีรายละเอียดดังนี้
- บิต (Bit) คือ ตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในระบบเลขฐานสองซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล
- ตัวอักขระ (Character) คือ ตัวเลข ตัวอักษรหรือเครื่องหมายใดๆโดยตัวอักขระแต่ละตัวจะใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์ ในการแทนข้อมูล
- เขตข้อมูล (Field) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระเรียงต่อกัน เพื่อแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง
- ระเบียนข้อมูล (Record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกันตั้งแต่ 1 เขตข้อมูลขึ้นไป
- แฟ้มข้อมูล (File) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งแต่หนึ่งระเบียนข้อมูลขึ้นไป
- ฐานข้อมูล (Database) เป็นที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆแฟ้มเข้าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมีความสัมพันธ์กันโดยใช้เขตข้อมูลที่เหมือนกันเป็นตัวเชื่อม ระหว่างกัน
2.4 จริยธรรมในการใช้ข้อมูล
1) ความเป็นส่วนตัว (Privacy) ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง หากข้อมูลเหล่านั้นถูกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ก็จะสร้างความเดือด ร้อนให้แก่เจ้าของข้อมูลได้
2) ความถูกต้อง(Accuracy) ควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนั้นก่อนเผยแพร่เพราะถ้าผู้รับข้อมูลได้รับ ข้อมูลที่ผิดก็จะเป็นการเสียเวลาในการค้นหาใหม่
3) ความเป็นเจ้าของ(Property) การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญาจะทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจ ต่อเจ้าของข้อมูล ผู้ใช้จึงควรระมัดระวังในการนำข้อมูลต่างๆมาใช้งาน ว่าได้รับอนุญาตจากเจ้าของข้อมูลหรือไม่ ซึ่งหากละเมิดลิขสิทธิ์ก็จะมีความผิดตามกฎหมาย
4) การเข้าถึงข้อมูล(Accessibility) การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน ก็เพื่อป้องกันและรักษาความลับของข้อมูล ซึ่งการเข้าถึงข้อมูลของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต ถือว่าเป็นการผิดจริยธรรมเช่นเดียวกันกับการถูกละเมิดข้อมูลส่วนตัว
1. ข้อมูลที่ดีจะต้องมีลักษณะอย่างไรบ้าง
ตอบ ต้องเป็นข้อมูลที่มีความถูกต้องและแม่นยำ มีความสมบูรณ์ครบถ้วนเกิดความน่าเชื่อถือสามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องถูกต้อง ง่ายต่อการค้นหาและเป็นปัจจุบันเสมอ
